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Comunicação

O planejamento empresarial eficiente e a comunicação interna programada são inseparáveis.

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Comunicação

Comunicação: O planejamento empresarial eficiente e a comunicação interna programada são inseparáveis. Devido à importância da comunicação para a eficiência administrativa, sua função em todos os aspectos da administração deve ser claramente entendida. A comunicação empresarial constitui-se de uma série de passos intencionais, que começa com o ato físico da comunicação: o envio de um memorando uma apresentação, uma reunião, uma conversa particular ou qualquer um dos outros métodos de comunicação que adotarmos.

Introdução

Por que nos comunicamos na empresa? A única resposta, evidentemente, é que nos comunicamos  para  produzir  um entendimento. Freqüentemente, na comunicação empresarial, esquecemo-nos de que  o essencial, é criar uma compreensão do que é que estamos tentando comunicar; de outra forma provavelmente não comunicaremos coisa alguma. A motivação deve ser o objetivo final de toda comunicação empresarial.
A comunicação empresarial é a disseminação de informações, para criar compreensão e aceitação visando motivar outras pessoas a realizar algumas ações, previamente julgadas a atenderem os interesses da empresa. Em muitos casos, os escalões superiores da administração se comunicam com (e não comunicam aos) inferiores para criar compreensão dos métodos de administração, para dar orientação em situações específicas de negócios e para divulgar políticas da empresa, e isgo é péssimo para empresa.
Já, os escalões inferiores da administração, normalmente comunicam-se com os seus supervisionados fundamentalmente pelas mesmas razões, mas aqui, a comunicação tende a se tornar mais direta, mais específica, encurtando-se a distância entre a sugestão (ou pedido, ou ordem) e a ação. Porém uma vez, o objetivo é o mesmo: motivar indivíduos a empreender uma ação que se julga  ser a acertada para a empresa.
Por outro lado, muitos administradores consideram a comunicação como um meio a ser usado somente para comunicar as informações que eles querem distribuir, ao invés de considerá-la como um meio de disseminar os fatos que os empregados, sinceramente acreditam que os administradores lhes deveriam comunicar.
Examinaremos a seguir alguns princípios relativos à comunicação interna que o executivo deve levar em consideração:

  • A comunicação é uma parte de todas as funções – ela é um elemento vital do processo de administração e, como tal, deve ser levada em consideração na fase de planejamento das responsabilidades administrativas.
  • A comunicação precisa ser a preocupação primeira no início de cada ação empresarial – ela não é um detalhe posterior, a ser trazido a tona somente depois que tudo o mais já foi posto em seu lugar.
  • A comunicação não pode ser delegada com êxito a um único indivíduo como se fosse uma responsabilidade autônoma – ela também não pode ser separada da área específica cujos assuntos estão sendo comunicados.

Comunicação de forma ordenada

Muitas empresas estão adotando com êxito um sistema de comunicações internas que formaliza o processo de maneira ordenada. Assim, o sistema assegura que o processo receba  atenção que merece por parte da administração. Um sistema eficaz de comunicação, ajusta-se bem ao enfoque da execução e avaliação administrativo, da mesma forma que a qualquer outra atividade empresarial.
Assim, a comunicação é a principal arma do dirigente na implementação de fatores motivacionais. É preciso, por meio de boa comunicação  tornar comum os objetivos da empresa; uma ideia deve ser transmitida, compreendida, aceita e executada gerando resultados, e então chegamos à uma questão importante: Como um dirigente consegue a ação dos seus subordinados?

  • A curto prazo ele deve ser convincente, porque deve solicitar de forma que os outros compreendam e concordem com a solicitação.
  • A médio e longo prazo, o dirigente precisa ser confiável, as recompensas pelas ações solicitadas devem ser compatíveis com as promessas feitas e expectativas esperadas.

A comunicação como relação  inter pessoal, é preciso em primeiro lugar que haja respeito mútuo, caso contrário, pode transformar-se  num jogo perigoso de manipulação, passando a caracterizar uma questão ética de difícil abordagem.

  • Cada uma das partes deve colocar-se no lugar da outra, ouvindo-a assimilando o significado da mensagem antes de qualquer julgamento. O dirigente deve ter essa habilidade muito bem desenvolvida para que possa ajudar o subordinado em suas dificuldades.
  • Primeiramente temos que ouvir, compreender, enriquecer e responder; se seguirmos essa seqüência com uma postura física simpática, encarando o interlocutor nos olhos e esboçando um sorriso ameno, a comunicação será bem sucedida.

Há comunicação cada vez que um organismo qualquer afeta outro organismo, modificando-o ou  modificando sua ação a partir da transmissão de uma informação. Os fenômenos de comunicação podem ser encontrados nos mais variáveis campos – mundo físico, animal ou humano, e assim, o ato de comunicação resume-se nas seguintes etapas:

  • EMISSOR – designa a fonte da emissão.
  • RECEPTOR – designa o destinatário que recebe a mensagem.
  • MENSAGEM – é o conteúdo da comunicação, corresponde ao conjunto de sinais perceptíveis que vão estimular o receptor a levar-lhe a informação.
  • CANAL – permite a transmissão da informação do emissor ao receptor, é a via de circulação de mensagens. As características do canal vão determinar as exigências e limites da transmissão da mensagem.

Durante esse processo não pode haver ruído, porque envolve todos os fenômenos parasitas, que vão deturpar a mensagem e tornar difícil sua compreensão. Esses ruídos vão da interferência entre várias mensagens pela utilização do mesmo canal, à todas as degradações da mensagem entre o momento da emissão e recepção.
Quando adultos o propósito da transmissão de mensagens não é divertir, e as distorções não são nada engraçadas. A nossa habilidade de comunicar bem ou mal terão grande impacto em nossas vidas.
Seja qual for as nossas atividades, as mensagens ou instruções mal compreendidas nos custam uma fortuna em termo de tempo, dinheiro, frustração e stress. Se pudermos evitar metade dos problemas e erros, devido ao mal entendido de hoje, a nossa produtividade tende a aumentar amanhã.
Nem sempre as pessoas se comunicam como pretendem fazer. Desentendimentos entre pessoas ocorrem, quando o receptor compreende a mensagem de forma diferente, daquela que o emissor pretendia transmitir; isto ocorre porque existe um espaço com barreiras, estabelecidas pelos comportamentos entre o emissor e o receptor.
O emissor tem sentimentos, pensamentos atitudes e intenções codificadas numa informação que ele deseja transmitir.
O receptor tem percepção, interpretação, experiência e sentimentos diferentes do emissor e nem sempre decodifica q mensagem conforme devia ser. O receptor reage ao que interpreta.
Daí a necessidade de se estabelecer um “feedback” (retorno) entre o receptor e o emissor, para que esta último possa assegurar da correta interpretação da mensagem.
O comunicador ( emissor) ao codificar  suas  intenções o faz  de  maneira  verbal (através da linguagem escrita ou falada) e de forma não verbal através de expressões faciais, nuances vocais. O que mais comunicação é o comportamento não verbal, sendo assim é preciso que as pessoas compreenderam que mensagens que unicamente utilizam o comportamento verbal, através de palavras escritas, em memorandos, cartas, ofícios e correio eletrônico, tem alta probabilidade de ser interpretadas de modo diverso da intenção do emissor.
Para se assegurar que uma comunicação é efetiva o emissor deve:

  • pedir feedback;
  • usar canais múltiplos de comunicação;
  • ser sensível ao receptor e saber ouvir;
  • estar atento ao significado de suas palavras;
  • usar linguagem simples;
  • repetir a mensagem quando for necessário.

O espaço existente entre o emissor e o receptor e suas diferenças individuais indicam sempre probabilidade de ruídos que interferem e prejudicam a mensagem. O que se deve buscar é eliminar as fontes de ruído para aprimorar a efetividade das comunicações; não adianta ficar falando que existem problemas de comunicação, eles sempre existiram. O que resolve é aprimorar o processo e estar atento para as falhas prováveis prevenindo sua ocorrência.
A comunicação é o combustível da mudança e requer a capacidade de ouvir ativamente. Para se tornar um bom ouvinte é preciso:

  • ser capaz de questionar construtivamente;
  • fazer ligações entre as contribuições dos outros;
  • manter sobre controle as ansiedades pessoais;
  • prestar atenção e se concentrar nas idéias;
  • ser capaz de simplificar as coisas;
  • dar feedback.

Na comunicação, caso o aparecimento de um termo tornar-se totalmente imprevisível, isto é, se as palavras forem reunidas de modo inteiramente inabitual, a mensagem será dificilmente compreensível.
A eficácia da transmissão da informação vai depender de vários fatores, mas em primeiro lugar da freqüência de utilização de palavras. Quanto mais substantivos contiver uma mensagem, mais difícil será de gravar a freqüência das palavras.
Quando não compreendemos a mensagem não podemos ficar calados, este tipo de problema acorre quase todos os dias nas empresas, uma pergunta não foi feita, quando deveria ser feita. Exemplo: Já que o pedido do cliente não estava bem claro e alguém transmite instruções vitais usando uma linguagem impossível de decifrar, e ninguém pede para trocar em miúdos.
O pedido urgente do cliente é passado para um , para outro e durante essa caminhada o pedido não é mais urgente; o custo do não entendimento da mensagem, resulta em perda do cliente, tempo, dinheiro, oportunidade e calma. A comunicação não significa apenas passar algo para frente, significa transferir com fidelidade a compreensão ou significado de uma pessoa para outra.
Nas empresas a boa     comunicação é responsabilidade de todos, sempre que passar uma informação ou transferir um recado para alguém, você deve assegurar-se que foi bem compreendido, vale a pena o feed back.
CLARIFIQUE E VERIFIQUE, sempre que estiver comunicando seja claro e conciso, peça esclarecimentos em caso de dúvida e sempre verifique o que você pensa sobre o que foi dito. A técnica mais clara e poderosa de clarificar e verificar é a pergunta, a única pergunta estúpida é aquela que não foi feita, nunca se envergonhe por não compreender, nunca finja que não entendeu.
Ouça sempre com cuidado, olhe sempre para os olhos do interruptor. Quando receber muitas tarefas ao mesmo tempo, verifique com seu chefe qual será a prioridade. O estabelecimento de prioridades é uma cura instantânea para crises e mal entendidos.
Lembre-se; nossa mente é muito inquieta, ela move-se rapidamente de uma idéia para outra, é comum uma pessoa ser desligada a repetição aumenta a chance de um maior entendimento.
Nas reuniões o aumento do número de indivíduos, enriquece a soma de informações disponíveis no seio do grupo, e permite obter maior gama de opiniões heterogêneas. A  busca de uma opinião lógica se encaminha melhor nos pequenos grupos, é evidente que quanto mais aumenta o tamanho do grupo, menor o tempo de discurso que cabe a cada um, portanto, é sempre nos grupos restritos que os indivíduos encontram maior satisfação.
De cada 10 horas de trabalho de um executivo, ele passa 7 horas lendo, escrevendo, falando e ouvindo, ou seja comunicando. O nosso negócio é comunicar, nós somos comunicadores profissionais.
A maior dificuldade dentro da comunicação, é fazer-se entender, quantas vezes você dá uma ordem para um funcionário fazer alguma coisa e ele faz outra, completamente diferente. Para evitar isso, utilize aquela técnica de pedir ao funcionário, que repita a ordem que você acaba de lhe dar; é provável que você fique surpreso, com o que ele vai lhe dizer.
Mas muitas vezes, isso acontece porque nós é que não soubemos transmitir a mensagem na linguagem dele, leve em consideração as diferenças sociais e culturais de cada um.
A razão final  que existe por trás   da necessidade de uma comunicação empresarial, mais efetiva é a competição que se observa hoje em dia pelo tempo e pela atenção de todos empregados. Há dez anos, um trabalho mal feito de comunicação tinha pelo menos uma oportunidade de se tornar eficiente.
Atualmente ele não tem nenhuma, o fluxo de todos os tipos de materiais de comunicação cresceu tanto que já se tornou uma das principais preocupações das empresas. A chave para competir com êxito, reside em melhorar a qualidade e seletividade das comunicações, não em preocupar em melhorar sua qualidade.
Participar não é a solução, a solução é assumir um compromisso, a participação é excelente para pensar, discutir e planejar novas idéias ou transformações. Para que ocorra a mudança ou novos resultados é necessário  um compromisso diário, uma ação contínua.
Comprometa-se com idéias simples e fácil de entender, uma idéia que possa ser aplicada com facilidade, e procure evitar o mal entendido em sua vida funcional e familiar. Excelentes dirigentes são também excelentes comunicadores, dirigentes comuns são bons comunicadores.

 

AVALIAÇÕES

 

Autoria: 01.08.1998 versando sobre comunicação.

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