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Custos e Benefícios – Diretivas práticas e exercícios

MUDANÇA CONCEITUAL de todo o corpo funcional e diretivo da empresa

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Custos e benefícios – Diretivas práticas e exercícios

 Custos e benefícios: Sempre que houver mudanças no seu negócio, na forma como você dirige a parte OPERACIONAL da sua empresa, quando inicia uma nova linha de serviços, de produção, de vendas, quando contrata equipes extras, tudo isto implica na necessidade de INVESTIMENTOS, os quais normalmente são escassos ou possuem um alto custo de reposição. Objetivando auxiliá-lo a refletir e agir nestes casos de forma que possa maximizar seus recursos, encurtar seus caminhos e elaborar um plano de implementação da mudança que quer conseguir, é que estamos disponibilizando este material prático e objetivo. Leia e aproveite!

Dicas e exercícios para você refletir e agir.

Calcular todo investimento necessário a mudança de sua empresa, é o seu primeiro passo para avaliar os custos (reuniões ,seminários, palestras, leituras, etc.), como também para mensurar os benefícios que poerá conseguir (maior satisfação pelo trabalho, maior motivação, maior reconhecimento, maiores possibilidades de ascensão na mesma, etc.), e, assim, programar os desembolsos necessários a implantação do processo de mudança. Neste caso em especial vamos lecionar sobre um processo de MUDANÇA CONCEITUAL de todo o corpo funcional e diretivo da empresa, porém, além deste método também funcionar para, por exemplo, a implantação de uma nova linha de produção, os frutos de uma mudança conceitual pode trazer gigantescos benefícios para a sua empresa, portanto, além das nossas recomendações inseridas neste artigo, leia também:
Pensando em custos e benefícios, a primeira providência é listar todos os itens que vão implicar em novos custos, como por exemplo, sem a mínima intenção de esgotar o assunto, os seguintes itens:

  • Treinamento de funcionários para implantação e manutenção permanente do processo de mudanças;
  • Participar de um consórcio confiável para aquisição dos equipamentos, etc.
  • Sintetizando, são despesas que você vai ter dentro de um determinado período de tempo, pois a implantação de mudanças não se faz de uma vez é um processo contínuo, que você irá ver os benefícios a longo prazo.

Agindo

Estabeleça um período de tempo para um bom planejamento e você irá perceber que os investimentos iniciais são os mais pesados em termos financeiros. Se você fixou um cronograma inicial de seis meses, e ele concentrou muitas despesas neste período, que tal revê-lo e espaçar mais no tempo em investimento?
Comece com um dois ou três projetos, em vez de oito ou dez, implante menor número de programas de cada vez, não é só uma forma de desconcentrar desembolsos, mas de implantar o projeto com mais segurança.
O segredo de um investimento bem sucedido, não depende somente de equipamentos ou projetos, mas também de gente motivada na empresa disposta a aprender.
Motivação é a chave para o sucesso de um investimento, mas ela precisa nascer de dentro das pessoas. Ninguém  pode motivar outra pessoa, pois a motivação é pessoal e peculiar a cada uma. A motivação é uma constante e ela se altera na medida que crescemos e mudamos uma vez que nascem novos interesses e necessidades e os problemas motivacionais se multiplicam e atingem outras áreas.

  • Você não consegue fazer que uma pessoa faça o que você queira, ela tem que querer e estar pessoalmente motivada, mas você pode ajudar os outros a aprenderem a se motivar e a descobrir o melhor de si mesmo.

Mudança é a passagem de um estado para outro estado, é a transição de uma situação para outra situação diferente,e acima de tudo, como ela tira todos do seu centro de conforto pessoal, a mudança representa transformação, perturbação e interrupção, para em seguida poder proporcionar resultados.
Nas empresas, as mudanças estão ocorrendo a todo instante.

  • Do lado de fora, os clientes mudam seus hábitos de compra e preferencia, fornecedores mudam características e preços das matérias-primas, prestadores de serviços impõem diferentes condições e esquemas de trabalho, concorrentes mudam suas estratégias.
  • Do lado de dentro, para poder corresponder às novas realidades do mercado, os processos de trabalho precisam ser modificados, as máquinas e equipamentos necessitam ser substituídos por novos, as matérias-primas são alteradas, os padrões de qualidade sofrem melhorias; e assim,  as pessoas precisam aprender novos conhecimentos e habilidades, tudo isto nunca acaba.
  • Encerra-se um ciclo e inicia-se outro, não importando os motivos que levaram à substituição.
  • Assim, desde que a empresa e sua direção mantenham-se à par das mudanças do mercado, a empresa nunca ficará velha nem obsoleta.

Quem sempre viveu em empresas imutáveis e estáticas, onde as coisas não mudam, nunca aprenderá a mudar e a inovar, como fazem as empresas do mundo industrializando.

  • As empresas dinâmicas que se renovam e sobrevivem, limitam a liberdade das pessoas à que estas se ambientam, em função de que aqueles que negam o crescimento, ou a necessidade de crescer, de evoluir, se acostumam inconscientemente a trabalhar com viseiras, e normalmente são voltadas apenas para a continuísmo das coisas e acabam considerando a inércia como conservadorismo, como tradição, quando na realidade estão atravancando a evolução dos tempos e o progresso da empresa.
  • Estas pessoas que querem pensar somente dentro do “seu quadradinho”, como não estão acostumadas ou preparadas para a mudança,  passam a encará-la [mudança] como algo estranho, sujeito a riscos, fracassos e que envolve fatalmente situações que os acomodados não podem prever com antecedência. Assim, para elas, a novidade passa ser um mistério, um desafio um perigo do qual é melhor fugir, porque põe em risco a segurança psicológica das pessoas.
    • Algumas organizações nem se atrevem a iniciar esforços de mudança, pelo simples fato de que os gerentes envolvidos, tem receio de se mostrar incapazes de executar as mudanças necessárias com sucesso.
  • Isto decorre do fator que os esforços de uma mudança organizacional implicam, necessariamente em uma mudança comportamento, conceitual, do corpo de pessoas envolvidas em uma empresa ou projeto.
    • Desta forma, a mudança quase sempre esbarra ou colidem com alguma forma de resistência humana, não só dos empregados, mas inclusive de muitos gerentes e diretores.

Diante de uma situação de mudança, os estudos de psicologia já demonstraram que as pessoas podem aceitar as mudanças de maneiras diferentes, positivamente, negativamente, ou  até adotarem uma postura de simples aceitação.

  • Algumas simplesmente aceitam a mudança movidas pelos argumentos da direção da empresa.
  • Outras adotam uma postura ativa em que não apenas aceitam a mudança, mas também tomam a iniciativa pessoal de fazê-la acontecer.

Considerando que o dirigente que irá proceder ao processo de mudança não tem como prever as diversas situações que poderá enfrentar, é necessário que ele e a equipe de implementação estejam preparados para as diversas reações e já tenham linhas de ação à cumprir como medidas de adaptação, ajustes e correção do curso da mudança. É necessário que sejam previstas estratégias para enfrentar as diversas reações contrárias, as amorfas e também de aproveitamento e alavancagem das reações positivas.

Estratégias para administrar a resistência à mudança:

  • EDUCAÇÃO E COMUNICAÇÃO – Através destes mecanismos, a resistência pode ser superada desde que as pessoas sejam educadas e preparadas antecipadamente para a mudança.
    • Esse processo pode envolver reuniões, discussões, apresentações a grupos, relatórios e memorando.
  • PARTICIPAÇÃO E ENVOLVIMENTO – ocorre quando os iniciadores envolvem os resistentes em algum aspecto do projeto e da implementação da mudança e ouvem atentamente suas sugestões.
    • Normalmente as pessoas envolvidas passam a participar intensamente da mudança, como sujeitos ativos e não passivos.
  • FACILITAÇÃO  E APOIO – Sentido de ajudar as pessoas a se ajustarem à mudança. Este programa pode incluir aconselhamento, treinamento interno nas novas funções, planos de desenvolvimento e aquisição de novos conhecimentos e novas habilidades, a fim de preparar as pessoas para a inovação.
    • Cada gerente ou encarregado é instruído e educado sobre o comportamento de mudança e inovação e passa a instruir e educar seus subordinados.
  • COERÇÃO EXPLÍCITA E IMPLÍCITA – Em casos de resistência extrema, esta reação negativa pode ser tratada de forma coercitiva através da ameaça explícita ou implícita (como perda de cargo, de responsabilidades de promoção, etc.), ou demitindo ou transferindo pessoas.
    • Quando a rapidez é essencial e as mudanças não são populares, infelizmente a coerção pode ser a única alternativa a adotar, porém o emprego da coerção é arriscado, pelo fato de que as pessoas ficam profundamente magoadas e ressentidas quando são forçadas a mudar.

A resistência a mudança pode levar a administração da empresa a reexaminar suas propostas, adequando-as às expectativas das pessoas envolvidas, as isto pode tornar-se elemento crítico para que a mudança possa ser ajustada e implementada de maneira bem sucedida. Assim, a alta direção deve estudar a situação pois cada empresa terá uma solução diferente, e, assim, deverá utilizar uma abordagem específica para o seu caso, uma vez que a mudança envolve os destinos das pessoas, da empresa e a continuidade do sucesso no mercado em que atua.
O estudo da resistência à mudança pode ajudar a identificar áreas de problemas onde a mudança pode provocar dificuldades, permitindo à administração tomar as ações corretas antes que problemas mais sérios aconteçam, e encoraja as pessoas a pensar e falar a respeito da mudança para que elas possam entendê-la melhor.

Conhecimento, habilidade e treinamento

Quando o funcionário não possui o conhecimento e a habilidade para o bom desempenho das funções, há uma série de conseqüências indesejáveis que são:

  • baixa produtividade
  • gastos excessivos de material
  • acidentes, etc.

Para  que haja produtividade satisfatória, com benefício para todos, é necessário que o empregado saiba executar suas funções com segurança, rapidez e precisão.
Quando os empregados não produzem satisfatoriamente, apesar de serem boas as instalações, máquinas ferramentas, etc., possivelmente a causa será a falta de habilidade e conhecimento, e, então, a primeira solução a ser buscada é o treinamento.

  • Existem empresas que preferem que os empregados novos aprendam dentro delas, pois assim aprenderam a sua maneira.
  • A reciclagem dos antigos funcionários poderá trazer benefícios potencializados para a empresa.

Existe uma máxima que diz: “Tudo o que se gaste em treinamento, desde que seja bem feito, resultará em benefícios altamente compensadores para a empresa e para o próprio funcionário; e, inversamente, tudo o que se deixe de gastar, quando há necessidade de treinamento resultará em prejuízos pois ninguém nasce sabendo e nem tudo pode saber, a menos que alguém o ensine”.

  • Sozinho também se aprende mas sempre custa muito mais.

Por isso, toda administração inteligente procura treinar bem seus funcionários, porque o treinamento prepara o indivíduo para a realidade do trabalho, com todas as suas exigências e dureza.

  • Nos dias atuais, os empresários possuem a consciência de que o homem bem treinado produz muito mais e destaca-se dos demais colegas, havendo uma maior interação do homem na empresa e com isso uma queda substancial no absenteísmo.

De modo geral, há necessidade de treinamento quando:

  • o funcionário é admitido;
  • o empregado é promovido ou transferido para outras funções;
  • são adquiridos novos equipamentos pela empresa;
  • há mudanças no método de trabalho;
  • há mudanças administrativas;
  • há desperdício de material;
  • há má qualidade de produto ou serviço;
  • há gasto excessivo de tempo;
  • há custos elevados, etc.

Em função de investimentos, discorrendo sobre custos e benefícios, para se obter benefícios, é importante investir em vários tipos de treinamentos.

  • O treinamento tem como objetivo a produtividade, a afetividade do trabalho  e a qualificação, fatores que colaboram decisivamente para um melhor trabalho, o que irá redundar em melhores resultados para a empresa.

A aprendizagem é um processo contínuo  através da vida de todo indivíduo, e a condução  dessa  aprendizagem,  sua  orientação  também  precisa  ser  contínua. Novos problemas, técnicas e informações estão ocorrendo constantemente, permitindo [quiçá forçando] uma ascensão empresarial, portanto,  o treinamento precisa ser amplo o bastante para atender às necessidades desenvolvimento de todo empregado, desde o mais jovem aprendiz até o presidente e o quadro de diretores, porém, antes de tudo o treinamento precisa ser muito bem planejado, sistematizado e formalizado para uma aprendizagem eficiente.
As necessidades de desenvolvimento individuais são várias, e muitas vezes confusas. Assim o responsável pelo treinamento precisa ocupar-se  com  o  indivíduo  como  um  todo,  no  meio  sócio-industrial no qual ele vive e trabalha.

  • É necessário um programa que se adapte ao indivíduo, ao invés de um modelo rígido, ao qual ele precise se conformar, dentro do contexto no qual a empresa está inserida e nos objetivos pretendidos pela sua direção.

O que se deve procurar localizar em qualquer sistema de treinamento é o seu objetivo final. Para isto é necessário responder para que, porque, quando, iríamos treinar o pessoal. Esta determinará COMO TREINAR, que em seguida determinada QUANTO IRÁ CUSTAR o treinamento, e qual será o objetivo máximo a ser alcançado.

  • Fica evidenciado, portanto, a importância da localização das metas a serem atingidas, se serão ditadas pelo dono da empresa ou pelo técnico em treinamento, com a aprovação da empresa.
  • Após a implementação entraremos na fase da mensuração daquilo que foi feito e dos resultados conseguidos.

Assim, preliminarmente deve ser decidido qual o critério a seguir com o treinamento na empresa? Esta é a pergunta inicial, que deve ser dirigida a todo administrador que irá introduzir o treinamento em sua empresa, e uma vez, definida sua posição frente ao problema, essa posição deve ser desenvolvida definitivamente para que se possa ter um trabalho sério e contínuo em seu desenvolvimento.

  • O objetivo será o de dar aos funcionários somente conhecimento das técnicas operacionais, ou, também oferecer uma formação humanitária adequada ao espírito de criatura humana?
  • A resposta determinará e o treinamento será operacional ou conceitual, e o ideal é que os dois sejam realizados ao mesmo tempo pois irão alavancar os resultados de ambos.
    • É muito mais fácil uma pessoa ser treinada para responder O QUE, se souber PORQUE, e ONDE a empresa pretende chegar com aquela mudança, operacional, conceitual ou ambas.
    • Não podemos perder de vista que existem situações onde o treinamento deve ser inteiramente MOTIVACIONAL, como por exemplo nas grandes equipes de vendas de empreendimentos imobiliários, e no atendimento dos Call Centers, onde a MOTIVAÇÃO é algo que deve ser tratada diariamente, face à peculiaridades do perfil temperamental necessário em relação às pessoas que se dedicam nestas atividades.

A empresa e a área de treinamento devem reconhecer a enorme importância da atitude, do entendimento, da útil aplicação de habilidades e conhecimentos, que o empregado conhece e detém, porém se uma das partes desta relação não absorver e valorizar estes fatores, isto representará apenas uma deficiência individual e para a empresa.

  • O vendedor que vem para o trabalho trazendo todas as suas habilidades de tornearia mas sem o desejo de realizar um bom trabalho, deixou sua ferramenta mais importante em casa.
  • Por outro lado, o empregado que está em atitude positiva em relação ao seu trabalho e a sua empresa dará o melhor de seus esforços, dentro de um espírito de ambição para aprender a ser bem sucedido, e o desejo de se qualificar para trabalhos mais elevados, cooperando com seu departamento e nos esforços da empresa para o progresso dos negócios.

O treinamento será mera despesa quando pretende:

  • premiar o bom empregado por ser eficiente;
  • recompensar o empregado pelos anos de trabalho dedicados a empresa;
  • atender aos interesses particulares do empregado;
  • afastar do trabalho o empregado ocioso e sem tarefas;
  • resolver problemas que não dependem de treinamento.

É importante lembrar que certificados emitidos, gráficos bem elaborados e solenidades de encerramento não significam que o treinamento teve  êxito. Tudo isto revela apenas, que se gastou dinheiro.
Há necessidade de estudo prévio dos objetivos que se quer atingir, dos meios que serão utilizados, das ferramentas a adotar, do custo que será invertido, e das pessoas que irão participar, treinando e sendo treinadas, haja vista que existem problemas que o treinamento jamais resolverá. Existem problemas que qualquer programa que vise a resolvê-los estará fadado ao insucesso e reverterá em descrédito ao treinamento.

  • Neste caso, é melhor não investir no treinamento do que montar programas apenas para dizer que houve treinamento.

O treinamento representa um custo fixo o que obriga avaliar qual é a expectativa da mensuração, quando então os resultados pretendidos devem ser comparados com o investimento.

  • Caso a conclusão é que os resultados a obter não compensem os gastos, o projeto deve ser abandonado ou passar por uma revisão de metas.

Valores invertidos no treinamento

Os gastos com o treinamento de funcionários são despesas ou investimento? O treinamento sempre será um investimento quando tiver como objetivo:

  • reduzir o período de adaptação do novo funcionário;
  • reduzir o período de aprendizagem de novas habilidades;
  • reduzir o tempo de execução de determinadas tarefas;
  • reduzir a necessidade de freqüente supervisão;
  • reduzir o absenteísmo, atrasos e excessiva motivação da mão-de-obra;
  • reduzir problemas disciplinares;
  • aumentar a eficiência pela redução do desperdício;
  • aumentar a utilidade de métodos de trabalho e facilitar a implantação de outros métodos modernos;
  • elevar a flexibilidade e a versatilidade da mão-de-obra existente;
  • melhorar o nível de relações entre empresa e empregado;
  • preparar os empregados para assumirem novas responsabilidades.

Conceituação

Acima de tudo, o treinamento é um dos mais poderosos instrumentos de investimento de ação direta da racionalização, senão o maior, por serem os resultados efetivamente sensíveis na elevação da eficiência, ao ensinar continuamente ao trabalhador, de  como aplicar um  esforço cada vez menor no seu trabalho e, produção cada vez maior.

  • Os funcionários aderir e aproveitar para proporcionar uma nova cultura organizacional de inovação, participação e de envolvimento  emocional através do esforço coletivo e do trabalho em equipe.
  • Os gerentes devem deixar seu comportamento autocrático e passar a colaborar com o grupo; as decisões passam a ser compartilhadas entre todos aqueles que estão envolvidos em sua execução.
  • As informações passam a constituir o principal recurso administrativo que deve ser colocado inteiramente à disposição de todos os membros da organização, toda mudança deve buscar o apoio das pessoas envolvidas.
  • Os pontos fortes do indivíduo são como ferramentas, procure descobrir esses pontos em seus funcionários e tudo se transforma.
  • O entusiasmo contagia o grupo e uma conquista estimula outras pois as pessoas se sentem úteis se você ver e reconhecer o potencial delas e esperar que seu desempenho seja o melhor.
  • O bom desempenho deve ser recompensado imediatamente e a mais importante recompensa que uma pessoa receba é a atenção e consideração a respeito das soluções e das recomendações que ela esta sugerindo.
    • Isto proporciona importante reconhecimento, e indica que as coisas seguirão a diante da maneira como a sugestão foi feita.
    • As recomendações que tem sentido e que são implementadas pela organização, já constituem em si uma importante recompensa para as pessoas.

Bom, caro leitor, espero que tenham boas reflexões, que possam proporcionar boas decisões e ações na sua vida ou na vida da sua empresa e que tenham boas aventuras no mundo produtivo.
Caso queira, faça uma avaliação e conheça o SEU resultado em relação à CUSTOS E BENEFÍCIOS, aplicados no mundo do treinamento produtivo para o meio empresarial e humano.

Avaliações

Você está se esforçando demais ou ainda não é o suficiente?

 

  1. Com que freqüência você avalia suas expectativas?
    1. A- Ocasionalmente
    2. B – freqüentemente
    3. C – Sempre
    4. D – Nunca
  2. Qual a influência que a sua posição (filho único, primogênito, filho do meio caçula) teve no desenvolvimento das suas expectativas para si mesmo?
    1. A – Nenhuma influência
    2. B – Média influência
    3. C – enorme influência
  3. O que você acha desta frase: “Para se ter sucesso, a única coisa que importa é estar no lugar certo e na hora certa”?
    1. A – Concordo
    2. B – Concordo plenamente
    3. C – Discordo
    4. D – Discordo totalmente
  4. O que você acha desta frase: “A persistência vence todos os obstáculos”?
    1. A – Concordo
    2. B – Concordo plenamente
    3. C – Discordo
    4. D – Discordo totalmente
  5. Na maioria das situações, ou problemas, em geral há:
    1. A – Uma resposta ou abordagem corretas
    2. B – Várias soluções, todas elas aceitáveis
    3. C – Nenhuma resposta certa ou errada, apenas uma idéia do que seriam, ou não, soluções corretas.
  6. O que você, provavelmente, faz diante de uma decisão importante ou problema?
    1. A – Protela o máximo possível
    2. B – Fica torcendo para que o problema se resolva sozinho
    3. C – Age de maneira rápida e adequada
    4. D – age de maneira rápida e inadequada
  7. Quando o seu chefe o congratula por um bom trabalho, como se sente?
    1. A – Merecedor do reconhecimento
    2. B – Que desta vez teve sorte
    3. C – Primeiro fica agradecido, depois duvida
  8. Como prefere trabalhar?
    1. A – Sozinho
    2. B – Em equipe
    3. C – Sozinho, mas periodicamente confere o seu trabalho com o dos outros
  9. Quantas vezes você pede ajuda no trabalho, em casa ou na sua vida pessoal?
    1. A – Ocasionalmente
    2. B – Freqüentemente
    3. C – Quase nunca
    4. D – Nunca
  10. Qual o seu sentimento mais freqüente em relação a sua vida em geral?
    1. A – Tenho total controle sobre a minha vida. Ela será como eu quiser
    2. B – Tenho algum domínio sobre minha vida, mas ele é geralmente influenciada por fatores que fogem ao meu controle
    3. C – Minha vida é quase sempre governada por pessoas e acontecimentos que não posso controlar

Gabarito da Avaliação

  • Se optou por b, você é bastante realista a respeito de suas capacidades. Se satisfaz sempre com as expectativas, provavelmente não esta exagerando. Se satisfaz apenas ocasionalmente – ou nunca – está sendo muito rígido consigo mesmo.
  • A resposta mais desejável é a  b.  Até certo ponto, somos todos influenciados ( primogênito ou filho único perfeito   ou filho único perfeito, o filho, do meio rebelde, o caçula dócil  etc.), mas a influência costuma ser modesta. Reconheça a influência familiar e ajuste as suas atitudes para compensar pontos negativos.
  • a ou c indicam que você é mais pragmático em aceitar a responsabilidade por sua própria vida. Uma resposta mais forte indica que você talvez esteja dando ênfase à interferência do destino. b avisa que você pode não estar tentando o bastante, enquanto d sugere que você pode estar acreditando, de forma não realista, que tem capacidade para vencer um obstáculo.
  • Novamente, a ou c são as preferidas. Se você optou por b, provavelmente é um perfeccionista; se optou por d, é um estóico. Um extremo ou outro indicam, provavelmente, uma atitude pouco realista quanto às suas expectativas para si mesmo.
  • A opção preferida em nosso mundo impreciso é b. Se optou por a, você tende ao perfeccionismo; c indicaria que você acredita ter pouco ou nenhum controle sobre os resultados e nenhuma responsabilidade pelo seu destino.
  • Se optou por c, você é uma pessoa decidida e dinâmica. As respostas a e b avisam que você pode estar deixando as coisas para depois, na tentativa de evitar decisões importantes; d indica que você espera muito de si mesmo.
  • A resposta a mostra uma resposta saudável em relação às suas conquistas. Se optou por b, provavelmente é capaz de mais do que isso; uma resposta c indica tendência a ser uma pessoa de grandes realizações.
  • Se optou por c, você é uma pessoa segura, que pode trabalhar com outros, mas tem bastante capacidade para trabalhar sozinho. Uma resposta a avisa que você está se esforçando demais; b indica que você está relutante em aceirar responsabilidades e pode não estar se esforçando o suficiente.
  • Todo mundo precisa de alguém algum dia, a questão é não exagerar; a é a resposta preferida. Se optou por b, pode estar dependendo demais dos outros. As respostas c e d mostram que você tende ao perfeccionismo.
  • A opção mais realista é b. Uma pessoa voltada para apenas para realizações pode erroneamente supor que nada é impossível e optar por a, enquanto uma pessoa de realizações medíocres tende para c.

Autoria: 28.10.1998, versando sobre custos e benefícios.

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